L’organisation d’un séminaire permet à la fois de transmettre (ou de rappeler) les valeurs de l’entreprise, de stimuler la cohésion entre les équipes et de fédérer tout le monde autour d’un même objectif. Le succès du séminaire est étroitement lié à la qualité de l’organisation. Si quelques oublis sont tolérés, d’autres points méritent beaucoup plus d’attention.
Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?
Le séminaire prend des formes différentes en fonction des objectifs que vous souhaitez atteindre. Dans tous les cas, s’agit d’un regroupement professionnel qui peut s’étendre sur une ou plusieurs journées.
Le séminaire peut être motivé par la nécessité d’élaborer de nouvelles stratégies. Il s’apparente davantage à une réunion au cours de laquelle chacun est invité à donner son opinion et à soumettre des suggestions. C’est l’occasion d’aborder les problématiques, d’établir leurs causes et d’adopter des solutions. C’est aussi l’occasion de mettre l’accent sur l’innovation pour permettre à l’entreprise de poursuivre sa croissance.
Le séminaire peut avoir la formation comme vocation. Les participants se lancent dans un apprentissage thématique dans l’optique de renforcer leurs acquis et compétences, voire d’obtenir de nouvelles certifications.
Il y a aussi le séminaire de motivation. La vie de l’entreprise sera évidemment abordée mais l’événement s’articule davantage autour de la détente. L’objectif est alors de booster la dynamique de l’équipe, de stimuler l’enthousiasme individuel. C’est l’aspect loisir qui prime sur le formalisme.
D’autres formes de séminaires existent bien évidemment et vous êtes libre de créer une formule sur-mesure afin que l’événement s’adapte à votre entreprise ?
Les points essentiels pour l’organisation
Un peu d’improvisation ne nuira pas au séminaire. En revanche, les points-clés doivent faire l’objet d’une préparation et d’un suivi rigoureux.
Le lieu
Pour choisir le lieu idéal, il faut commencer par déterminer ce que vous comptez faire lors du séminaire. Un endroit paisible sans être austère est par exemple plus propice aux formations et réunions entre cadres et dirigeants d’entreprise. Il sera plus facile de se concentrer et d’assimiler les informations, ce qui est essentiel au succès de l’événement.
Si vous misez sur un séminaire plus axé sur les loisirs et la détente, le lieu se choisira par rapport aux activités que vous prévoyez proposer à vos collaborateurs.
Il est préférable qu’un séminaire se déroule ailleurs que dans vos locaux. Vous offrez ainsi une bouffée d’air frais à vos équipes. Si, pour des questions pratiques, budgétaires ou logistiques vous ne pouvez pas louer un lieu externe, il sera nécessaire d’aménager vos locaux pour l’adapter au séminaire.
L’accueil
Il est essentiel que vos collaborateurs soient parfaitement à l’aise et cela commence dès leur arrivée. Soyez en avance et offrez-leur un accueil chaleureux. Saluez-les en mentionnant leurs noms, ayez un mot gentil pour chacun. Faites-leur comprendre que leur présence vous fait plaisir.
Si vous ne pouvez pas vous charger d’un accueil personnalisé, il existe d’autres alternatives. Décorez le lieu selon la thématique du séminaire. Disposez des panneaux pour que le repérage des différents espaces soit plus facile. Offrez des boissons et une collation pour que chacun puisse prendre progressivement ses aises en attendant les éventuels retardataires.
Même si le séminaire que vous organisez vise des objectifs sérieux, il est primordial d’instaurer un climat de convivialité.
La logistique
Listez tout ce dont vous aurez besoin pour votre séminaire pour ne rien oublier. Le confort est évidemment un aspect essentiel. Il faudra donc prévoir du mobilier adéquat. Pour les chaises, prenez de la marge afin que chacun trouve une place adaptée. Aménagez l’espace d’une manière cohérente : visibilité des orateurs, facilité de circulation… les moindres détails sont importants.
Toujours dans le domaine logistique, il sera nécessaire de vous organiser afin que tout le nécessaire au type de séminaire organisé soit à disposition le jour J. Vous avez des informations à transmettre ? Prévoyez de quoi projeter votre présentation afin de faire passer le message dans les meilleures conditions. Vous souhaitez former vos collaborateurs ? Des accessoires pour illustrer la théorie, voire pour des séances pratiques peuvent se révéler nécessaires en fonction de votre secteur d’activités.
Mettez régulièrement votre check-list à jour pour une organisation plus sereine.
Le choix des activités et des animations
Quel que soit le type de séminaire organisé, il est indispensable de prévoir des activités pour détendre l’atmosphère et donner un coup de fouet à la motivation. En l’absence de pause, vous plongez automatiquement vos collaborateurs dans l’ambiance stressante à laquelle ils sont quotidiennement confrontés.
Les animations et activités envisageables sont nombreuses. Il faudra donc vous baser sur des facteurs comme le temps disponible, le nombre de participants….
Il est conseillé de miser sur des activités originales. Vous aurez ainsi l’assurance de combattre l’ennui et de surprendre agréablement vos équipes. Expédiez vos collaborateurs dans une autre dimension grâce à la réalité virtuelle. Eveillez leur créativité en distribuant des kits de peinture, de coloriage, de bricolage…. Testez la dextérité à l’occasion d’une séance de tir à l’arc. Osez la chute libre dans un simulateur ou le parachute ascensionnel pour les sensations fortes. Donnez des énigmes à résoudre. Proposez un atelier culinaire.
Il n’y a absolument aucune limite dans le choix des animations, sachant que vous pouvez les varier au maximum pour encore plus de plaisir.
La restauration
Le séminaire durera au moins une journée et même si vous avez déjà offert une collation, il faudra un repas plus consistant si vous voulez que vos équipes restent en forme. Misez sur une alimentation de qualité sans forcément proposer un menu de grande occasion. Il est important que les saveurs soient au rendez-vous, que les plats soient appétissants.
Prenez soin de bien vous informer sur les habitudes alimentaires en amont. Demandez notamment s’il y a des intolérances, des allergies ou des aliments que vos collaborateurs ne consomment pas par conviction. Ne prêtez aucun jugement. Contentez-vous de prendre des notes que vous confierez au traiteur. Un bon professionnel saura concocter un menu qualitatif en respectant les éventuelles restrictions.
Puisque vous sortez du cadre professionnel classique, vous pouvez proposer quelques boissons alcoolisées. Vin, bière, liqueur… variez les options mais limitez les quantités pour éviter les abus.
La coordination des transports
Vous pouvez proposer une solution de transport commune à tous si vous le souhaitez. Vous avez alors le choix entre un ramassage à domicile (ce qui implique qu’il faudra également ramener chacun chez lui en fin de séminaire) ou prévoir un point de ralliement (l’entreprise par exemple).
Si chacun vient et repart par ses propres moyens, fournissez un plan de repérage qui facilitera le trajet jusqu’au lieu choisi. Il peut également être agréable de se donner rendez-vous quelque part et de former un cortège jusqu’à l’endroit où vous organisez le séminaire. Assurez-vous que tout le monde soit véhiculé et proposez des solutions le cas échéant. Covoiturage, location d’un véhicule (avec ou sans participation financière de vos collaborateurs), etc.
En respectant ces points-clés, vous avez toutes les cartes en mains pour que le séminaire soit une réussite. N’hésitez pas à contacter une agence spécialisée en séminaire d’entreprise comme Tiveria pour tout organiser ou du moins pour vous seconder et vous conseiller efficacement.